Casos de éxito
Web Automatización Datos & Medición
RE·VIVE Valeria Cardellini

De comunidad en redes a sistema de captación automatizado

Tenía comunidad, experiencia y clientas con resultados reales. Lo que faltaba era un espacio propio donde convertir esa atención en oportunidades de negocio, con un recorrido claro y medible.

Sector
Entrenamiento y nutrición online
Alcance
Web, captación y CRM
Stack principal
Notion, n8n y Vercel
valeriagym.com
Página de inicio de valeriagym.com, la web construida para RE·VIVE
Visitar la web @valeria.gym

Instagram es el punto de partida de la captación; la web es el recorrido propio al que ahora llega esa audiencia.

02 — EL PUNTO DE PARTIDA

La atención ya existía

Valeria llevaba tiempo entrenando a clientas y publicando su método en Instagram. Audiencia, casos reales y una forma propia de trabajar: la parte difícil ya estaba hecha.

A partir de ahí, todo dependía de ella: responder, explicar y hacer seguimiento, una conversación cada vez. Y nada de eso quedaba registrado.

instagram.com/valeria.gym
Perfil de Instagram @valeria.gym: 46 mil seguidores, entrenadora online

La comunidad ya existía en Instagram. Faltaba el sistema que la convirtiera en negocio.

03 — EL PROBLEMA

Todo pasaba por Instagram y el trabajo manual

Las personas descubrían el servicio en redes, pero no había un recorrido claro para conocer la propuesta, resolver sus dudas y enviar una solicitud.

Sin recorrido propio de captación

Conversaciones gestionadas a mano

Sin datos sobre qué funcionaba

04 — EL RETO

Empezó como una landing. No lo era.

El objetivo real era otro: construir un sistema que conectara la captación con el resto de la operativa.

La web tenía que presentar el servicio, ayudar a cualificar a las personas interesadas, medir qué canales generaban resultados y hacer que cada nuevo lead llegara automáticamente al lugar correcto.

Del primer clic a una ficha en el CRM lista para gestionar.

05 — LA SOLUCIÓN

Cuatro capas conectadas

La landing es la parte visible. Detrás funcionan la medición, el procesamiento de los formularios, el CRM y las automatizaciones que permiten gestionar cada nueva oportunidad.

Captación

Instagram, tráfico orgánico y futuras campañas llegan a la landing.

Instagram
Conversión

Formulario cualificado o contacto por WhatsApp, ambos medidos.

WhatsApp
Automatización

Función serverless en Vercel → n8n → CRM, notificaciones y seguimiento.

Verceln8n
Medición

Analítica, buscador y píxel conectados para saber qué canal trae cada solicitud.

GA4Search ConsoleMeta Pixel

Qué ocurre cuando alguien envía el formulario

Formulario Validación server-side Filtrado de envíos automatizados Datos de gestión n8n CRM

Para la persona que completa el formulario, todo ocurre en segundos. Para el negocio, significa recibir información limpia y estructurada, sin revisarla a mano.

07 — QUÉ CONSTRUIMOS

Las piezas del sistema

Una landing para convertir

Construida alrededor de un objetivo: que las personas que encajan con el servicio den el siguiente paso.

Base preparada para posicionar

La web puede aparecer ante personas que todavía no conocen a Valeria. El SEO se trabajó durante la construcción, no como un añadido posterior.

Search Console

Medición desde el primer día

GA4, Search Console y Meta Pixel para medir visitas, origen del tráfico, búsquedas orgánicas, envíos de formulario y contactos iniciados por WhatsApp.

GA4Search ConsoleMeta Pixel

Formulario conectado y protegido

Ningún envío se pierde ni llega con basura. Una capa intermedia propia en Vercel valida cada solicitud, filtra el spam y mantiene las claves fuera del navegador.

Vercel

Automatización de leads

n8n incorpora cada solicitud al CRM con sus datos, su origen y su estado, sin intervención manual.

n8nNotion

Documentación de entrega

Todo lo construido quedó documentado: analítica, SEO, despliegue, formulario y automatizaciones. El sistema puede mantenerse y crecer sin depender de nosotros.

El recorrido de la página

Cada bloque responde a una de las preguntas que aparecen antes de contratar un servicio de entrenamiento online, hasta llegar a la solicitud.

  1. 01Propuesta de valor
  2. 02Proceso de trabajo
  3. 03Quién está detrás
  4. 04Pilares del método
  5. 05Plan personalizado
  6. 06Transformaciones y testimonios
  7. 07Preguntas frecuentes
  8. 08Formulario de solicitud

Un formulario que cualifica, no solo recoge

Va un paso más allá del habitual «nombre, email y mensaje»: pregunta objetivos, experiencia y expectativas. Valeria sabe con quién habla antes de responder.

EL SISTEMA POR DENTRO

Notion como centro de operaciones, n8n como motor

Cada solicitud sigue siempre el mismo recorrido: se recoge, se procesa, queda registrada y llega a Valeria. Nadie copia información de una herramienta a otra.

Captura

El formulario recoge la información necesaria para entender y cualificar cada nueva oportunidad.

Marcados en azul, los campos que no suele haber en un formulario de contacto.

Procesamiento

n8n recibe la información, ejecuta la lógica necesaria y conecta automáticamente las distintas partes del sistema.

Entra el formulario, se crea la ficha y sale el mensaje. Sin nadie en medio.

Centralización

Cada lead queda registrado con su información, origen y estado para poder gestionarlo desde un único lugar.

Base de datos de leads en Notion con campos de cualificación: estado, origen, correo, ubicación, edad, objetivo, experiencia, expectativas y fecha de entrada
El CRM en Notion: cada solicitud llega con sus campos de cualificación ya rellenos y su origen identificado.
Gráfico de evolución de leads por mes dentro del panel de adquisición en Notion
Panel de adquisición: la evolución de los leads mes a mes, sin exportar nada ni salir de Notion.

En las capturas se ocultan algunos datos por confidencialidad.

Seguimiento

La oportunidad queda preparada para continuar el proceso comercial sin tener que trasladar información manualmente entre herramientas.

El bot avisa a Valeria en privado en cuanto entra un lead: sus datos, un enlace a WhatsApp ya redactado y otro a su ficha en el CRM.

Datos personales y parte del enlace a Notion, difuminados por privacidad.

Siguiente fase. El nodo de WhatsApp ya está montado: en cuanto haya una línea telefónica dedicada, cada clienta recibirá la bienvenida y el recordatorio de su llamada de forma automática.

Desliza dentro del móvil para leer el mensaje completo.

Y sigue funcionando cuando la conversación avanza

Actualización de estado en vivo

Lead Estado
Nombre oculto por privacidad Nuevo lead Llamada agendada
Reserva en Cal.com n8n Notion

Cuando alguien reserva, cancela o mueve una llamada, n8n localiza a esa persona en el CRM y actualiza su estado. Nadie toca Notion a mano.

Llamada agendada Llamada cancelada Cambio de fecha

Alta de cliente nuevo

Si la persona que reserva no existe todavía en el CRM, n8n crea su ficha en el momento, sin dejar huecos.

Cal.com n8n Notion

Aviso privado por Telegram

Cada cambio de estado dispara un mensaje privado. Valeria se entera al instante, sin entrar en Notion.

n8n Telegram

Cancelaciones y cambios de fecha

La misma lógica cubre las otras dos rutas: si la persona cancela o si mueve la llamada a otro día.

Cal.com n8n Notion
Flujo de n8n para las llamadas agendadas: un evento de Cal.com se separa según sea reserva, cancelación o cambio de fecha, y cada rama busca a la persona en el CRM, actualiza su estado y lanza el aviso
Flujo de llamadas agendadas en n8n: según el evento que llegue de Cal.com, cada rama actualiza el CRM y lanza su aviso.

08 — EL IMPACTO

Una web existe. Un sistema de captación trabaja.

Una visitante puede descubrir a Valeria en Instagram, llegar a la web, conocer su método, resolver sus dudas y completar una solicitud. La información se valida, se registra su procedencia y entra automáticamente en el sistema preparada para ser gestionada.

Antes

  • Captación dependiente sobre todo de Instagram
  • Solicitudes gestionadas a mano, una a una
  • Sin un recorrido propio para convertir el interés en solicitudes
  • Información repartida entre distintos puntos del proceso

Ahora

  • Un canal propio de captación, que no depende de una red social
  • Cada solicitud llega cualificada desde el formulario
  • La información se estructura sola, sin copiar ni pegar
  • Todas las oportunidades centralizadas en un único lugar
  • Origen y estado de cada lead identificados
  • Base preparada para sumar automatizaciones y nuevos canales

El resultado es una operativa más conectada y menos manual. Cada nueva oportunidad sigue un recorrido definido desde que entra hasta que está lista para gestionarse, sin los pasos intermedios que antes había que hacer a mano.

09 — STACK

Tecnologías utilizadas

Ninguna de estas herramientas resuelve nada por sí sola. Lo que funciona es cómo están conectadas entre sí y qué hace el sistema con la información que pasa por ellas.

  • Vercel
  • n8n
  • Notion
  • Cal.com
  • Telegram
  • Google Analytics 4
  • Google Search Console
  • Meta Pixel

La medición no se añadió para generar más paneles, sino para poder tomar mejores decisiones: cuando se activen campañas, será posible saber qué anuncios generan solicitudes reales.

¿Tu captación también depende de procesos manuales?

Si los leads te llegan por distintos canales, la información acaba repartida entre herramientas o todavía repites las mismas tareas cada vez que entra una oportunidad, podemos revisar cómo está funcionando tu sistema actual.

Revisar mi situación

Revisamos cómo está montado hoy, dónde hay margen de mejora y si tiene sentido construir un sistema más ordenado y conectado. Si no lo tiene, te lo decimos.

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